Documentos digitais de controle para alcançar os requisitos da ISO 9001 padrão

Já aconteceu com você de que o funcionário utilizou o documento errado e causou uma massa? Já aconteceu com você de que uma informação classificada chegar às mãos erradas e envergonhado você? Já aconteceu com você que você perdeu um documento importante e sabia que seu chefe iria ficar com raiva? Por nenhuma razão? Se fizer, por favor, preste atenção!

Usando o software de Controle de Documentos normalmente atende aos requisitos da ISO 9001 padrão de controle de documentos. Os requisitos de controle de documentos é um dos elementos-chave dos requisitos da ISO 9001 padrão para alcançar um sistema eficaz de gestão de qualidade. Sem controle confiável de procedimentos e registros, a integridade de uma empresa SGQ falhará - como uma questão prática de negócios e como um sistema compatível e auditável.

Há muitas soluções hoje para documentos de controle manual e digital. Neste artigo vou analisar como se pode alcançar os requisitos com soluções digitais. Preste atenção, não escrever o software, mas uma solução digital. Solução digital não deve ser um software de controle de documentos

Existem dois tipos de documentação nas organizações. O primeiro é o ISO 9001 exigências de documentação. Para o segundo, (que não é obrigatório) a organização deve identificar e documentar "necessários" processos (atividades com entradas e saídas). É claro que a documentação deve ser apropriado para o tamanho e tipo da organização, a complexidade e interação dos processos, e da competência do pessoal. Em outras palavras, não passar por cima de suas cabeças, você iria se arrepender no futuro. O objetivo é não transformar a organização para ser uma secretária para a norma ISO 9001.

O primeiro nível de controle de documentos digitais

O primeiro nível de controle sobre as organizações de documentos digitais é colocado com seus sistemas de gestão. Sistemas de gestão são o software projetado para suportar alguns dos processos de trabalho. O sistema pode ser um sistema de ERP, um sistema de CRM ou de qualquer outro sistema. Enquanto que documenta os processos de trabalho. Dentro das formas de sistema são implementadas (telas). O sistema orienta para preencher as informações corretas no local correto. Eventualmente, a informação está no lugar certo e no tempo, organizado e controlado. Mesmo distribuição das informações é gerenciado. Isto é o que o controle de documentos é tudo. Então, quando você está documentando seus SGQ e se preparar para a auditoria aterrorizante, qualquer processo que está incluído dentro do SGQ e está documentado através do sistema de gestão - é coberto. Mas você vai ter que mencioná-la no procedimento. Não diga que eu não te contei.

Básicos de sistemas eletrônicos

A forma mais comum digital de hoje ainda está usando a rede local de computadores e sistemas de e-mail para o controle de documentos. A gestão de documentos é geralmente sendo realizado quando as pastas ou diretórios são estabelecidos e, geralmente, é feito localmente (um departamento ou uma divisão). Os documentos são salvos no servidor para uso. Às vezes, o administrador do sistema ou talvez o gerente de qualidade exige que o documento seria protegida por quaisquer alterações - o "somente leitura" possibilidade. Os tipos de documentos estão variando a partir de formulários, procedimentos, registros, planos, instruções de trabalho, diagramas, etc

Quanto a documentos de encaminhamento, o e-mail como se tornar o principal canal de comunicação. Pessoas enviar como anexos de documentos para análise ou para uso.

Agora, você pode pensar que este é um controle de documentos digitais, mas na verdade você só tem a documentação digital, mas não tem controle de modo que nunca! Por quê? Primeiro, quando você salvar um documento no servidor é realmente um manual de gestão e não uma gestão digital. É correta, o documento é digital, mas a gestão é manualmente. O empregado salva-lo na pasta e nomeia o documento. Ele tem controle total sobre ele. Deus sabe o que ele é capaz de fazer com ele. Gestão de documento digital exige que o documento seria apresentado através do sistema de gerenciamento de documentos de controle. Deste modo, o sistema está a registar o documento e, em seguida, começa a administrar a sua vida útil. Agora, nenhum funcionário de seu regista qualquer documento que ele salva na rede local. Corrija-me se eu estiver errado.

Segundo, quando você envia um e-mail com um anexo que é como exportar um documento do seu sistema e no ciclo de vida de um indivíduo independente. A pessoa que recebe esse apego provavelmente salvar a massagem com o documento e sempre que ele precisar, ele sobrancelhas através de seus e-mails a obter o documento. Todo mundo faz isso. Ele poderia fazer mudanças e você não sabe nada sobre isso. Monitoramento desses documentos, os comentários feitos pelos revisores, ea história aprovação final não são automaticamente acessíveis em um manual do sistema de e-mail de roteamento (que são os mais comuns). Mesmo se os documentos são enviados por e-mail, os administradores de sistemas devem controlar manualmente, atualizar e comunicar a revisão que recebem. Para tornar isto mais claramente, é um sistema em circuito aberto. Sem mencionar os resultados de armazenamento ineficazes.

Com o sistema digital de gestão de documentos você não vai enviar o documento, mas um link ou qualquer outro gatilho para acessar o documento através do sistema de gestão de documentos de controle.

Terceiro, mesmo quando você salvar um documento e caracterizá-lo como "somente leitura" - que impede ninguém de salvar o documento em seu computador, editá-lo e espalhá-lo por toda a organização. Mais uma vez você está de volta a um sistema de malha aberta. Desculpe. O.K. Mesmo com fortes os mais sofisticados sistemas de gestão de documentos digitais de controle que você nunca pode, realmente, prevenir isso. Não importa o que alguém diz. Você está dependendo de seu empregado e sua vontade de seguir regras básicas para garantir a conformidade regulamentar. No final do dia, estamos presos com o fator humano.

Assim, com manual (como se - digital) controle de documentos que conseguir três coisas: um método de circuito aberto para gerenciamento de documentos, um documento exportação fora do circuito e um ciclo de vida independente para documentos. As três coisas a norma ISO 9001 está tentando evitar.

Soluções

A primeira solução que oferecemos é a de manter a actual situação (o manual, os chamados "digital", de gestão). Você deve ter para apoiá-lo com procedimento documentado que descreve como se deve lidar com a documentação (que é a ISO 9001 padrão de exigência) e manter os aspectos de controle próximos. Que iria realizar contra a norma ISO 9001, mas eu recomendo a visão geral dos requisitos para ter a certeza de que você obtenha os requisitos.

A segunda solução que eu posso pensar é documentos de controle através do sistema de gestão. O que eu quero dizer é que toda a documentação seria concentrada em um único local. Os documentos são parte de um processo. Alguns dos processos está documentado no âmbito dos sistemas de gestão (como ERP ou CRM) e alguns dos que manualmente (com formas manualmente). Na maioria dos sistemas (os que eu conheço) o próximo módulo existe. É um módulo menos utilizado. Ele é geralmente chamado de "Gestão de Títulos". A idéia básica é a de vincular documentos ao processo ou de um registro relacionado com o processo dentro do sistema. Desta forma, você educar os funcionários para fazer o download dos documentos de um único local. Não há mais documentos e-mail, sem documentos mais economia em computadores pessoais. Esta solução exige que todos os documentos seriam registrados no sistema (o que é um todo muito trabalho!). Para mais detalhes, acesse o administrador do sistema. Esta solução não é perfeito, mas que iria realizar contra os requisitos da ISO 9001 Standard. Não se esqueça de documentar o método em um procedimento.

Se você está disposto a investir mais de seus recursos que você pode considerar a implementação de software de gestão de documentos de controle.

Sistema de gerenciamento de documentos de controle

Agora, esta é a solução ideal. Cada gerente de qualidade seria a dormir melhor à noite, se ele sabia que todos os documentos são controlados por um robô (sem sentimentos e vontades outros, então o que está programado para ele). Vamos analisar as vantagens da implementação de software de gestão de documentos: Control-esta é a coisa mais importante (pela forma como este é o que a ISO 9001 é tudo, bem, a maior parte dele). O que você controlar?
Organização - todos os documentos de todos os tipos (formulários, procedimentos, planos, diagramas e gráficos - o que você está usando) seriam organizados, categorizados, salvo e pronto para você recuperar e usar.
Distribuição - para os quais os documentos devem ser usados.
Compliance - com seus marcos regulatórios.
Acesso à informação - agora, você pode pensar que você tem acesso a mais de informações em sua organização, mas você ficaria surpreso. Com software de gestão de documentos de controle que você teria a informação que você precisa de forma precisa e que você seria capaz de monitorar todas as atividades de documentos relacionados com a melhoria da responsabilidade, qualidade e produtividade - o que significa que toda a informação está acessível quando nunca.
Localização - o sistema irá gerir a localização de todos os documentos. Não mais se espalhando documentos em toda a rede local.
Segurança - software de gestão de documentos melhora a segurança dos documentos. Electrónica de documentos programas de software de controle muitas vezes usam um seguro, banco de dados de acesso controlado para armazenar arquivos em vez de armazenamento de cópia de disco rígido ou diretórios de rede.
Armazenamento - você seria capaz de salvar a economia de armazenamento, eliminando vários documentos (bem, sabemos que o armazenamento digital não é hoje um negócio tão grande), mas armazenamento físico e recuperação de documentos em papel torna-se cada vez mais problemático como as práticas de crescer. E você sabe disso!
Mais?

Esta solução de custos. Custa dinheiro e recursos humanos - não têm dúvidas sobre isso! Mas realmente acreditamos que, no longo prazo, paga-se pela soma dos valores para os processos de trabalho. Todas as vantagens acima são possíveis de alcançar manualmente pelos seus empregados, mas eles são demorados. E tempo é dinheiro.

Hoje, existem duas possibilidades de sistemas digitais de documentos de controle: web-based e independentemente instalado.

A solução baseada na web é simplesmente a subscrição de um web site que oferece serviço de controle de documentos. Isso significa que os acima inteiras são fornecidos através da Internet. Parece ótimo, não é? Como um serviço de Internet, não há software ou hardware para comprar, instalar, manter ou atualizar. E se o serviço não é satisfatório, apenas unsubscribe. É isso aí. Você pode acessar a partir de onde quer que esteja e proporcionar espaços de trabalho para pessoas que trabalham a partir de casa.

A instalação independente é onde você compra um software e instalá-lo não da sua rede. Você pode querer que a integração com os outros sistemas. Agora, isso vai ser ótimo para um processo de trabalho! Hoje, eles são geralmente fáceis de implementar e fácil de usar e com preços que não vai buscar o seu virada chefe (muito).

Software de Controle de Documentos SummeryUsing geralmente Conheça requisitos da ISO 9001 Standard.
Quanto mais documentação (além do que é exigido pela norma ISO 9001), a organização deve identificar e documentar "necessários" processos.
O primeiro nível de controle sobre as organizações de documentos digitais é colocado com seus sistemas de gestão. Eventualmente, a informação é organizada no lugar e momento certo e está sendo controlado. Mesmo distribuição das informações é gerenciado.
Salvando documentos na rede local não é considerado uma gestão de controle digital de documentos. É um manual de gestão.
Documentos enviando para uso está exportando documentos para fora do sistema e fora de controle.
Com manual (como se - digital) controle de documentos que conseguir três coisas: um método de circuito aberto para gerenciamento de documentos, um documento exportação fora do circuito e um ciclo de vida do documento independente.
Primeira solução é manter a situação actual (da gestão manual). Você deve documentar o processo e manter os aspectos de controle próximos.
Segunda solução é documentos de controle através do sistema de gestão com um módulo, como "gestão de Títulos". Esta solução exige que todos os documentos seriam registrados no sistema. Você deve documentar o processo.
Terceira solução é a implementação de um sistema de gestão digital de documentos de controle. Esta solução exige uma grande quantidade de recursos (financeiros e humanos), mas tem um monte de vantagens.
O primeiro tipo de um sistema digital de gestão de documentos de controle é uma instalação independente - você compra o software e instalá-lo em seus sistemas de organizações. Pode se integrar com os outros sistemas.
O segundo tipo de um sistema digital de gestão de documentos de controle é um programa baseado na web - você compra um serviço para gerenciar seus documentos através da rede....